闡述中小企業(yè)選擇ERP標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)！
中小企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具活力、并且是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。對(duì)于我國(guó)的中小企業(yè)而言，他們面臨資金少、規(guī)模小、業(yè)務(wù)單一、員工素質(zhì)不高，管理體系不規(guī)范等亟待解決的問(wèn)題。面對(duì)復(fù)雜多變的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，越來(lái)越多的中小企業(yè)開始尋求信息化手段來(lái)幫助自己增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，希望借助先進(jìn)的管理軟件來(lái)理順生產(chǎn)資源和提高管理水平和效率。
中小企業(yè)進(jìn)入成長(zhǎng)期后，原有的管理模式將不再適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，企業(yè)迫切需要借助信息化手段進(jìn)行規(guī)范的管理，ERP的實(shí)施自然是其中不可缺少的一環(huán)。但是，中小企業(yè)從誕生之日起就有著自身的頑癥和特點(diǎn)，如何針對(duì)這些頑癥和特點(diǎn)來(lái)實(shí)施ERP，少走冤枉路，少花冤枉錢，提高成功率是每個(gè)中小企業(yè)主所關(guān)心的問(wèn)題。
ERP應(yīng)用是一項(xiàng)系統(tǒng)的綜合工程，它包括前期論證、選型、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)驗(yàn)收、二次開發(fā)等階段，其中，ERP選型即是開始也是難點(diǎn)。選型決定了整個(gè)ERP項(xiàng)目的方向，選型過(guò)程就如同遠(yuǎn)航船舶的舵手，如果舵手指錯(cuò)了方向，那么開足馬力的行駛只能是偏離正確的方向越來(lái)越遠(yuǎn)。如何選型，成為擺在中小企業(yè)面前的一道難題。
“只選對(duì)的，不選貴的”，這是中小企業(yè)選擇的準(zhǔn)則。“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”，國(guó)家明了走新型工業(yè)化道路的戰(zhàn)略，中小企業(yè)信息化得到前所未有的重視。然而，中小企業(yè)信息化的實(shí)踐表明，數(shù)以億計(jì)的信息化投資似乎并沒(méi)有帶來(lái)人們預(yù)期的收益。在中小企業(yè)信息化過(guò)程中還存在一些誤區(qū)，“信息化黑洞”、“上信息化項(xiàng)目是找死，不上是等死”等問(wèn)題的出現(xiàn)，始終困擾著中小企業(yè)信息化的成功實(shí)施。為此，筆者總結(jié)了在中小企業(yè)選擇ERP的時(shí)候，可以將以下內(nèi)容作為參考依據(jù)：
一、中小企業(yè)選擇ERP依據(jù)分析
依據(jù)一：ERP實(shí)施企業(yè)必須有準(zhǔn)確定位。ERP項(xiàng)目本質(zhì)上是一個(gè)管理項(xiàng)目，而不是純粹的IT項(xiàng)目，它的導(dǎo)入和實(shí)施會(huì)涉及到企業(yè)管理的方方面面，需要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的管理模式、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)方式和作業(yè)習(xí)慣進(jìn)行系統(tǒng)整合，以提高企業(yè)的管理水平和效率為不斷完善的主線。因此，在ERP項(xiàng)目選型之前，企業(yè)一定要對(duì)ERP項(xiàng)目作一個(gè)明確和準(zhǔn)確的定位。一個(gè)正確的定位對(duì)項(xiàng)目選型乃至實(shí)施工作都可以起到極強(qiáng)的指導(dǎo)作用，直接影響ERP項(xiàng)目的效果。
依據(jù)二：ERP上線時(shí)間必須明確。在選型之初，企業(yè)要對(duì)自身現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，了解企業(yè)的規(guī)模、人員素質(zhì)、管理模式、信息化基礎(chǔ)等方面的情況，以明確信息化需求。中小企業(yè)具有一些共性，例如，管理基礎(chǔ)薄弱，業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)都還需要不斷完善，企業(yè)的發(fā)展策略可能會(huì)隨著市場(chǎng)的變化而不斷地調(diào)整;資金投入有限，可融入資金的渠道相對(duì)較少;沒(méi)有相對(duì)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程;信息化基礎(chǔ)薄弱，在信息化建設(shè)方面投入的資金較少，有經(jīng)驗(yàn)的信息化建設(shè)人才更少。除此之外，不同企業(yè)有著各自不同的特點(diǎn)，在分析現(xiàn)狀時(shí)必須明確這些特點(diǎn)，挖掘自身不同于他人的需求，將這些作為確定ERP項(xiàng)目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據(jù)。
依據(jù)三：將企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)劃作為選型的依據(jù)。中小企業(yè)一般比較關(guān)注企業(yè)的當(dāng)前需求，比如一些急需改善的問(wèn)題、急需提高的效率等。這本身是沒(méi)有問(wèn)題的，但是，相當(dāng)多數(shù)的企業(yè)忽略了企業(yè)長(zhǎng)期的需求、今后可能出現(xiàn)的問(wèn)題等，也就是說(shuō)，對(duì)自身的信息化建設(shè)沒(méi)有一個(gè)通盤的考慮，哪里有洞哪里補(bǔ)。這樣做可能很快就見(jiàn)到了效益，而且只付出了比較小的成本，但是卻為以后的信息化建設(shè)留下了隱患。今后隨之而來(lái)的，可能是企業(yè)使用的系統(tǒng)越來(lái)越多，越來(lái)越雜，造成數(shù)據(jù)無(wú)法整體共享、系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題。
依據(jù)四：服務(wù)提供商的選擇。選擇專注于某個(gè)行業(yè)的中小服務(wù)提供商，實(shí)際看重的是其背后的專業(yè)化服務(wù)團(tuán)隊(duì)，在這個(gè)團(tuán)隊(duì)中，包括了行業(yè)的管理咨詢專家、軟硬件工程技術(shù)人員等，他們能從專業(yè)的角度幫助用戶選型、分析、實(shí)施，乃至二次開發(fā)。因此，選擇有行業(yè)背景的中小服務(wù)提供商即可以滿足企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求又可以節(jié)省ERP項(xiàng)目成本。
依據(jù)五：ERP項(xiàng)目實(shí)施預(yù)算是按時(shí)完成的關(guān)鍵。確定預(yù)算范圍是決定選型廣度的基礎(chǔ)。由于中小企業(yè)可融入資金的渠道相對(duì)較少，因此，要注意根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況及ERP系統(tǒng)使用年限預(yù)期確定ERP項(xiàng)目預(yù)算框架，以保證項(xiàng)目順利進(jìn)行。ERP項(xiàng)目除了實(shí)際購(gòu)買軟件和支付實(shí)施顧問(wèn)企業(yè)的費(fèi)用外，還需要考慮到很多的人力資源相關(guān)成本，如用戶保證項(xiàng)目參與時(shí)間引起的加人情況、項(xiàng)目加班等一系列費(fèi)用，這些都會(huì)對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)情況下的整體預(yù)算成本造成很大的壓力，因此，這些機(jī)動(dòng)費(fèi)用必須考慮在項(xiàng)目預(yù)算中。充足的預(yù)算是保證ERP項(xiàng)目按時(shí)完成的關(guān)鍵。
依據(jù)六：企業(yè)內(nèi)部各部門的溝通必須充分。在選型前必須在企業(yè)中高層范圍內(nèi)進(jìn)行討論、確認(rèn)。溝通是非常重要的，對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，大多中高層都是一個(gè)家族的成員，對(duì)于大項(xiàng)投資的金額、時(shí)間、回報(bào)率都是非常關(guān)注的，沒(méi)有大家的共識(shí)與參與，很容易導(dǎo)致選型成了單一的選價(jià)格，那就失去了投資ERP項(xiàng)目的意義。選型溝通的另一個(gè)重點(diǎn)要選擇ERP產(chǎn)品和企業(yè)適用性一定要有良好的對(duì)接，ERP產(chǎn)品要在企業(yè)中應(yīng)用必須適合企業(yè)的管理流程、管理需求，相當(dāng)一部分現(xiàn)有的軟件是不適合中小企業(yè)需求的，這就需要進(jìn)行流程再造，對(duì)于哪些管理流程需要調(diào)整和再造，也需要在選型前和管理層進(jìn)行充分的溝通，取得一致意見(jiàn)，然后和服務(wù)提供商進(jìn)行商榷，進(jìn)行產(chǎn)品的升級(jí)或二次開發(fā)。
依據(jù)七：評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立是必要的。軟件產(chǎn)品的功能，即產(chǎn)品是否能滿足企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)的需求、滿足到那種程度，對(duì)于部分特殊的需求，是否有針對(duì)性的解決方案。大體上而言針對(duì)軟件產(chǎn)品有三個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)：
第一、軟件產(chǎn)品的成熟度分析和了解。對(duì)于軟件產(chǎn)品的成熟度可以從供應(yīng)商的發(fā)展歷史、在行業(yè)內(nèi)擁有的客戶數(shù)量和客戶類型來(lái)考察。最好用公司的現(xiàn)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)供應(yīng)商提供的演示版進(jìn)行數(shù)據(jù)測(cè)試，并且去供應(yīng)商以前客戶實(shí)地考察一下，了解其實(shí)施的背景、基礎(chǔ)、過(guò)程、遇到的問(wèn)題以及目前的運(yùn)行狀況、適用性及穩(wěn)定性等情況。將這些資料綜合作為考察產(chǎn)品成熟度的標(biāo)準(zhǔn)。
第二、軟件產(chǎn)品的人性化程度分析和了解。軟件產(chǎn)品的人性化程序主要指界面的友好性，可操作性。如視窗操作，圖形化的功能界面(圖形化的業(yè)務(wù)流程、查詢系統(tǒng)等)，與桌面主要應(yīng)用系統(tǒng)的集成(如：與Office系統(tǒng)的集成等)，簡(jiǎn)便的界面和菜單功能設(shè)計(jì)，界面操作直觀、簡(jiǎn)單，符合現(xiàn)有的系統(tǒng)操作習(xí)慣，不需要額外增加軟件學(xué)習(xí)成本。
第三、軟件產(chǎn)品的擴(kuò)展性分析和了解。軟件產(chǎn)品的擴(kuò)展性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一,與其他軟件系統(tǒng)的集成，在采用現(xiàn)有解決方案的基礎(chǔ)上，企業(yè)可很容易的擴(kuò)展到電子商務(wù)、辦公自動(dòng)化、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理等系統(tǒng)，并且所有這些解決方案都是無(wú)縫集成的。第二,系統(tǒng)的二次開發(fā)，在項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行的過(guò)程中，可以對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行功能完善，能否提供穩(wěn)定可*的二次開發(fā)能力是軟件產(chǎn)品是否成熟的關(guān)鍵因素之一。
依據(jù)八：對(duì)ERP提供商技術(shù)實(shí)力和服務(wù)水平設(shè)立評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)提供商的技術(shù)實(shí)力和服務(wù)水平也會(huì)影響到ERP項(xiàng)目的成功與否。服務(wù)提供商能夠?yàn)槠髽I(yè)提供什么樣的技術(shù)保障，是否有完善的售后服務(wù)體系等。大體上而言針對(duì)服務(wù)提供商有以下三個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)：
第一、服務(wù)提供商的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。供應(yīng)商目前實(shí)施的客戶中與本公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)管理以及實(shí)施基礎(chǔ)等方面是否有相似的類型，這可以為企業(yè)ERP項(xiàng)目導(dǎo)入上的成功提供強(qiáng)有力的支持。
第二、服務(wù)提供商的實(shí)施力量。作一個(gè)管理項(xiàng)目，實(shí)施顧問(wèn)的管理背景和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常重要。企業(yè)實(shí)施顧問(wèn)應(yīng)具備企業(yè)一線管理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理運(yùn)作非常熟悉，有過(guò)在類似公司的任職的經(jīng)歷以及多年的ERP項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)等。而不能是以IT背景人員作為實(shí)施的主要力量。
第三、ERP軟件系統(tǒng)的實(shí)施方法及文檔管理規(guī)范。服務(wù)提供商是否能夠提供完整的實(shí)施方法論體系，作為雙方項(xiàng)目導(dǎo)入和實(shí)施工作的指導(dǎo)。好的系統(tǒng)必須要在科學(xué)的方法論體系的指導(dǎo)下實(shí)施才有可能取得真正的成功。
系統(tǒng)的文檔建立和保存是整個(gè)項(xiàng)目成功的保障。通過(guò)科學(xué)嚴(yán)密的文檔控制系統(tǒng)，不僅可以很好保證實(shí)施效果，而且即使公司出現(xiàn)人員調(diào)整，通過(guò)有關(guān)實(shí)施文檔紀(jì)錄，新員工也可很快熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)操作流程，降低人員培訓(xùn)成本和系統(tǒng)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，供應(yīng)商是否有能力協(xié)助企業(yè)編制產(chǎn)品編碼系統(tǒng)、業(yè)務(wù)科目技術(shù)文檔，以及各種嚴(yán)密的實(shí)施過(guò)程控制文檔(如細(xì)化的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施服務(wù)意見(jiàn)反饋調(diào)查表、階段性的實(shí)施服務(wù)報(bào)告等)，細(xì)化的崗位業(yè)務(wù)操作流程、業(yè)務(wù)改進(jìn)報(bào)告等。
